Er is een toenemend tekort aan vrijwilligers en steeds meer verenigingen komen in de problemen: ze krimpen, kunnen minder activiteiten organiseren, verliezen leden en verdwijnen tenslotte. Erica Terpstra heeft het tekort aan vrijwilligers al eerder het grootste probleem genoemd van de sport in Nederland. Maar het speelt bij alle verenigingen.
Nederland telt méér dan 100.000 verenigingen en die vervullen een enorm belangrijke maatschappelijke en sociale functie. Maatschappelijke veranderingen zoals toegenomen mobiliteit, gezinnen met twee werkende partners, teruglopende subsidies, gebrek aan sponsors en de verslechterde economische omstandigheden hebben een groot effect op deze verenigingen en bedreigen hun voortbestaan.
Al jarenlang is sprake van een groeiend tekort aan vrijwilligers bij verenigingen in Nederland. Voor vertrekkende vrijwilligers wordt onvoldoende vervanging gevonden en van doorstroming binnen de bestuursorganen is nauwelijks meer sprake. De werkdruk neemt dan voor de overblijvende vrijwilligers en bestuurders steeds meer toe. Die werkdruk kan zelfs ondraaglijk worden wanneer op het werk een tandje moet worden bijgezet of wanneer de privé-situatie wat meer aandacht vereist. Wanneer de taken kunnen worden gedeeld met andere vrijwilligers is er niets aan de hand. Wanneer die er echter niet zijn, zal het uiteindelijk mis gaan: werkzaamheden worden minder goed uitgevoerd, worden uitgesteld of blijven liggen. Dan is een bijzonder kritisch moment voor de vereniging aangebroken!
Als deze situatie langer duurt dan gaan veelal ook de leden klagen. Meestal zijn het eerst de leden die geen vrijwilligerstaken vervullen die vinden dat zij contributie betalen en daarom gewoon mogen verwachten dat alles goed en op tijd gebeurt. Zij zien het fenomeen vereniging als een zakelijke instelling, als een bedrijf. Dat is natuurlijk volkomen ten onrechte want de vereniging heeft alleen een kostendekkend karakter en géén betaalde krachten. Zij probeert naar beste kunnen met de voorhanden middelen een zo goed mogelijke dienst te leveren tegen een zo laag mogelijke prijs (contributie). Betaalde krachten kunnen niet worden vervangen omdat er niet zijn; en het vervangen van vrijwilligers is niet mogelijk wanneer de leden hiertoe niet bereid zijn. Soms zijn het ook voormalige vrijwilligers of bestuursleden die gaan klagen: toen zij nog vrijwilliger waren ging het allemaal veel beter (…) Natuurlijk is dat niet altijd waar, maar vaak kan het niet worden ontkend. Van veel waarde is die uitspraak echter niet. Immers is de daling van het aantal vrijwilligers primair debet aan de teruglopende dienstverlening. En het verlies aan kennis en ervaring maakt het alleen nog maar moeilijker. Alleen wanneer een vereniging erin slaagt deze situatie te keren hebben zij een kans op voortbestaan. Het is de taak van het bestuur om een krachtig signaal af te geven, maar het zijn de leden die de schoen van vrijwilliger moeten aantrekken. Bestuur, commissie en kaderleden hebben dit al eerder gedaan.
Sommige verenigingen zijn erg creatief in het bedenken van oplossingen. Zij huren professionals in of kopen vrijwilligerstaken af om de continuïteit te waarborgen. Een enkele vereniging professionaliseert tot een commercieel bedrijf, maar de meeste vereniging redden het op deze manier niet: de contributie stijging leidt tot daling van het ledenaantal waardoor het geringere aantal leden de vaste kosten moet opbrengen. Deze neerwaartse spiraal betekent het einde van de vereniging.
Maar wat is dan wél een goede remedie? Hoe is het probleem van het groeiende tekort aan vrijwilligers op te lossen? Een eenduidig antwoord op deze vraag is er niet. En niet elke vereniging bevindt zich in een situatie die daadwerkelijk oplosbaar is of is voldoende creatief om een oplossing te bedenken zoals:
- Volleybalvereniging Kalinko in Scheveningen heeft een vrijwilligersdatabase opgesteld waarin bijna alle gegevens van de leden met hun competenties, beschikbaarheid en interesses zijn opgenomen. Vrijwilligerstaken worden op deze manier over veel meer leden verdeeld waardoor de lastendruk kan worden verlaagd.
- SW Zwolle Handbal heeft gekozen voor een geheel andere aanpak. Onder de noemer van vele handen maken het werk licht ontvangen de leden elk jaar een formulier waarop zij hun voorkeur voor een commissie kunnen aangeven; deelname is voorwaarde voor het lidmaatschap. Ook worden de ouders van de jeugdleden benaderd om een keuze te maken. Het lidmaatschap van deze vereniging is een stuk minder vrijwillig dan van de meeste andere verenigingen, maar dit vertaalt zich wel in een hoge continuïteit, een gedeelde verantwoordelijkheid voor wat binnen de vereniging gebeurt én natuurlijk betrokkenheid.
- Een andere vereniging heeft ervoor gekozen vrijwilligerswerk te verplichten: als de ouders geen bardienst draaien mogen de kinderen geen voetbalwedstrijd spelen of deelnemen aan een wedstrijd. Ouders die dat niet willen of die daar geen tijd voor hebben kunnen deze verplichting afkopen middels een hogere contributie. Dat zijn harde maatregelen, maar de vereniging zag geen andere mogelijkheden om het voortbestaan zeker te stellen.
Een goede aanpak voor het tekort aan vrijwilligers begint met een stuk interne bezinning gevolgd door vereenvoudiging:
- Denk na over de missie van de vereniging. Daarbij staat de vraag centraal of de vereniging bestaansrecht heeft.
- Richt organisatie en processen zo effectief en efficiënt mogelijk in: verspil geen tijd, energie en middelen en doe alleen wat daadwerkelijk bijdraagt.
- Leg beslissingsbevoegdheid en verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie.
- Verdeel taken over zo veel mogelijk mensen. De last wordt dan licht en leden zijn sneller bereid om een bijdrage te leveren.
- Zorg voor doorstroming zodat gewoontes, tradities, behoudend gedrag, geslotenheid en gebrek aan innovatie geen kans krijgen. En accepteer dat daarmee kennis en ervaring verloren kan gaan en dat nieuwe mensen het recht hebben om te leren van hun eigen (!) fouten.
- Kies voor de persoonlijke benadering van de potentiële vrijwilligers. Het publiceren van een vacature op de website werkt hooguit ondersteunend maar er zal slechts zelden iemand op reageren.
Mensen willen weten waar ze aan toe zijn wanneer ze zich als vrijwilliger committeren. Om vrijwilligers te werven moeten de vrijwilligerstaken dan ook eerst in kaart worden gebracht. Maak duidelijk wat van iemand wordt verwacht, hoe zijn beschikbaarheid er uit ziet en hoeveel tijd daarmee is gemoeid. Daarbij is het goed in het achterhoofd te houden dat bestuurders veelal jaren een functie bekleden terwijl andere leden na een paar jaar alweer zijn vertrokken omdat hun kinderen de vereniging verlaten. Die andere leden porren voor een bestuursfunctie is dan misschien niet zo’n goed idee, maar ze ondersteunende werkzaamheden laten verrichten of een evenement (mee) te laten organiseren zal heel goed werken.
En tot slot: Excellente communicatie is heel belangrijk: wie doet wat, wanneer en waarom. Geef complimenten, bedank elkaar voor de inzet en vier successen. Want vrijwilligers houden is op z’n minst even belangrijk als ze werven!