En nu gaan we papierloos werken!

papierloos

Al jaren wordt ons voorgehouden dat het papierloze kantoor eraan komt. Maar in veel gevallen is de hoeveelheid papier alleen maar toegenomen. Wat als ik nu tóch een papierloos wil werken?

De eerste berichten over het papierloze kantoor dateren zo’n beetje uit 1982 toen de eerste personal computers, samen met tekstverwerking en rekenformulier hun intrede in het kantoor deden. Met die computers werden méér en betere rapporten geproduceerd die vervolgens breder werden gecommuniceerd. Prijsdalingen en internet hebben er toe bijgedragen dat inmiddels zo’n beetje elke medewerker over een computer beschikt én afdrukken kan maken. Overigens geldt thuis hetzelfde.

Papierloos werken is inmiddels heel goed mogelijk, maar velen zijn er gewoon (nog) niet aan toe: onze dagdagelijkse routine is er veelal op gebaseerd taken op papier te doen: het lezen van een rapport, het redigeren van een verslag, het maken van notities tijdens een vergadering. Formulieren worden op papier aangeboden, moeten worden ingevuld en ondertekend.

Hoewel we gewend zijn op papier te werken en daar maar moeilijk van af lijken te kunnen komen, gaat dat uiteindelijk toch gebeuren. Enerzijds omdat de jongere generaties veel minder papiergeoriënteerd zijn en zich onze gedateerde gewoontes niet laten opleggen. En anderzijds omdat de voordelen gewoon te groot zijn om het niet te doen:

  • Niet printen bespaart geld vanwege het gebruik van papier en inkt en toner; let op: een gemiddeld document wordt vijf keer afgedrukt!
  • De productie van papier is milieubelastend, zelfs wanneer gerecycled papier wordt gebruikt (hetgeen bijna niemand doen). En de ozonproductie van de laserprinter is eveneens milieu-onvriendelijk.
  • Processen versnellen wanneer alleen digitaal informatie wordt uitgewisseld en gelezen.
  • Papier neemt véél meer ruimte in beslag dan een digitaal bestand. Klappers, mappen, ringbanden, kasten en lades om ze in op te slaan zijn overbodig.
  • Het doorzoeken van een digitale map gaat veel sneller dan het doorzoeken van papieren documenten, zelfs als een perfecte catalogus voorhanden is.
  • Papierloos werken bevordert werkplek-onafhankelijkheid en maakt kantoortuinen zonder vaste werkplekken en thuis- en onderweg werken mogelijk. De werkplek wordt kleiner en compacter en daarmee goedkoper.
  • Digitale documenten kunnen online worden geraadpleegd vanaf verschillende locaties. Iedereen een eigen kopie is verleden tijd evenals het abusievelijk gebruiken van een verouderde versie.
  • Het maken van een digitale veiligheidskopie is goedkoper en eenvoudiger dan in het geval van papier.

Natuurlijk zijn er ook tegenargumenten al worden die steeds zwakker en minder in aantal. Zo is een digitaal document gemakkelijker te kopiëren en is niet vast te stellen of een ontslagen medewerker stiekem een versie voor eigen gebruik heeft meegenomen. Veel genoemd is ook dat lezen achter een beeldscherm of op een tablet lastiger is. Dit heeft echter vooral te maken met gewoonte en geldt niet of nauwelijks voor jongere mensen die met computer en tablet zijn opgegroeid. Persoonlijk zou ik hieraan willen toevoegen dat mijn ogen in de loop van de  jaren slechter zijn geworden en ik bij kunstlicht of in minder verlichte ruimtes juist véél beter kan lezen op een tablet dan uit een boek of tijdschrift; maar ik geef toe dat ik eraan heb moeten wennen en dat dat enige tijd heeft gekost.

Maar terug naar de vraag: wat zou moeten gebeuren om daadwerkelijk papierloos – of tenminste papierlozer – te werken?

Als eerste dient een systeem te worden gekozen om de digitale documenten op te slaan. De locale harde schijf is bruikbaar (en snel), maar is meestal alleen toegankelijk voor de gebruiker van de betreffende computer. Wanneer die defect raakt kunnen bovendien alle documenten in één keer verloren gaan. Ook bestaat het gevaar voor brand en ontvreemding. Wordt gebruik gemaakt van bijvoorbeeld een Network Attached Storage (NAS) dan kunnen ze door meerdere gebruikers worden geraadpleegd. En om verlies te voorkomen kan regelmatig een kopie worden maken die bij voorkeur extern wordt opgeslagen.

Bij het opslaan van een document dient ook rekening te worden gehouden met de behoeften ten aanzien van het ontsluiten van de documenten. Dat wil zeggen dat moet worden bepaald op welke manier(en) een document moet kunnen worden teruggevonden. Er moet dus worden gekozen voor een structuur en eventueel aanvullende zoekmechanismen. Denk daarbij even aan de bibliotheek waarin alle boeken systematisch worden opgeborgen, bijvoorbeeld per interessegebied en daarbinnen om (achter)naam van de schrijven. Enkele jaren geleden troffen we ook nog een catalogus in de vorm van kaartenbakken aan. De kaartjes waren gesorteerd op onderwerp, titel of trefwoord en vermeldden de locatie van het betreffende boek in de bibliotheek. Met de huidige technologie zijn die kaartenbakken natuurlijk vervangen door digitale varianten die met de computer kunnen worden geraadpleegd.

Beveiliging is een ander onderwerp waarover moet worden nagedacht: een enkel papieren document kan nog wel gemakkelijk worden gekopieerd of gefotografeerd. Maar een kast met hangmappen kopiëren is meestal niet ongemerkt mogelijk. Een folder met 10.000 bestanden kopiëren duurt daarentegen niet zo lang en kan gemakkelijk ongemerkt gebeuren. Het ligt dan ook voor de hand dat niet iedereen tot alle documenten toegang krijgt en dat adequate beveiligingen worden aangebracht en regelmatig worden gecontroleerd op juistheid.

Tenslotte zullen niet alle documenten digitaal worden aangeleverd. Er zal dus moten worden voorzien in mogelijkheden om papieren versies te digitaliseren. Nadat een document is gedigitaliseerd moet het origineel mogelijk worden vernietigd en dus ook hier dienen  faciliteiten voor beschikbaar te zijn. Overigens zullen nog altijd documenten over blijven die weliswaar kunnen worden gedigitaliseerd maar waarvan het origineel moet worden bewaard of waaraan de eigenaar bijzondere waarde hecht. Hiervoor zullen bestaande voorzieningen zoals een kluis in stand worden gehouden. De grootte van die voorziening kan echter veelal worden bijgesteld of de documenten kunnen extern worden opgeslagen zoals in een kluis bij de bank.

Vooral grote bedrijven maken graag gebruik van zogenoemde document management systemen. Alle documenten worden in zo’n systeem opgeslagen en voorzien van meta-gegevens (gegevens óver het document) zoals datum, auteur, trefwoorden, bewaartermijn, toegangsrechten e.d. Zo’n systeem wordt vaak aangeschaft in combinatie met scanners en consultancy door de leverancier. Het kan veel toegevoegde waarde hebben in grote(re) organisaties die met veel documenten werken. Voor thuisgebruik, het eenmansbedrijf of het MKB wordt hier echter vooralsnog van afgeraden vanwege de hoge aanschafkosten, installatie en beheerskosten alsook het tijdrovend gebruik.

Maken we deze aanpak praktisch voor bijvoorbeeld de zelfstandige professional of het kleine kantoor dan zou de invoering als volgt uit kunnen zien:

  • Bepaal welke documenten zinvol zijn om te digitaliseren: reclamefolders of niet-relevante informatie zullen doorgaans niet worden bewaard.
  • Bepaal de folderstructuur waarin de documenten worden opgeslagen. Maak de structuur niet te complex en hou ze praktisch.
  • Stel de naamgeving vast, bijvoorbeeld: Datum – Van – Aan – Onderwerp.
    Een bestand heet dan bijvoorbeeld: 20130921 – Belastingdienst – PeterJanssen – Vraag over aftrekposten
  • Koop een scanner en sluit deze aan op een computer die is verbonden met het netwerk. Kies een exemplaar dat dubbelzijdig scant en wordt geleverd met goede OCR software zodat documenten kunnen worden doorzocht.
  • Maak gebruik van een NAS waarin de documenten worden opgeslagen. Hanteer daarbij het principe van Need-to-Know: medewerkers krijgen  alleen toegang tot documenten die nodig zijn voor de uitoefening van hun werk.
  • Zorg voor een (bij voorkeur geautomatiseerde) back-up buitenhuis.
  • Selecteer en installeer gebruiksvriendelijke lees- en redigeer software voor PDF-bestanden op de computers. Doe dit ook voor eventuele tablets.
  • Indien behoefte is aan het doorzoeken van documenten op de aanwezigheid van bepaalde woorden, zal vrijwel zeker afzonderlijke software moeten worden aangeschaft ten behoeve van de NAS.
  • Spreek af dat iedereen zijn/haar documenten scant of wijs hiervoor iemand aan.
  • Maak een goede instructie voor het gebruik van de scanner, het opslaan van de documenten op de NAS en hoe documenten kunnen worden teruggezocht.

Om papierloos werken echt succesvol te laten zijn is veelal een rigide aanpak wenselijk: Alle relevante documenten die kunnen worden gescand dienen daadwerkelijk digitaal te worden opgeslagen. Het origineel bewaren is alleen acceptabel wanneer digitale opslag niet mogelijk is of om rechtswege.

Vraag je toeleveranciers uitsluitend digitale documenten aan te leveren en geef zelf het goede voorbeeld. Help ze zonodig op gang en praat ook meteen over tariefverlagingen. Schroom niet om desnoods naar een andere leverancier over te stappen wanneer de slag niet wordt gemaakt – zij verspillen immers niet alleen hun eigen geld maar ook dat van jou!

 

2 reacties op “En nu gaan we papierloos werken!

    • Dag André,
      Bedankt voor de tip. Ik kan me er 100% in vinden en ben zelf ook pro-gebriuker van Evernote. Overigens pas nadat ik het bij jou thuis in gebruik heb gezien 😉
      Gr
      Pierre

Reageren niet (meer) mogelijk.