Organiseren, structureren en plannen
C’est moi!

Ik organiseer, structureer en plan mijn dag, privé en zakelijk, mijn leven, … Zo bén ik en zo lééf ik. En jij?

Een kleine twaalf jaar geleden aanvaarde ik de functie van business IT-manager binnen een onderneming met een kleine 3000 medewerkers wereldwijd. Tot dat moment had ik nooit een secretaresse toegestaan afspraken voor mij in mijn agenda te maken – dat deed ik liever zelf om maximaal grip te houden op mijn dagindeling. Mijn nieuwe secretaresse was daarover erg verbaast en was het er ook helemaal niet mee eens. Zij wilde graag de gatekeeper voor mij zijn en niet voor elke afspraak ruggespraak met mij moeten houden. Dat kon ik wel begrijpen en dus besloot ik het maar eens te proberen. Toen ik haar toegang gaf tot mijn digitale agenda keek ze een beetje verbaast, maar op dat moment ontging me dat. Een paar maanden later evalueerden we onze ervaringen. Mijn aanvankelijke zorg dat ik de controle over mijn agenda zou verliezen had ze compleet weggenomen door heel goed met mij af te stemmen wie prioriteit verdiende en wie ik liever op de lange baan schoof of zelfs afwimpelde. Het resultaat was ver boven verwachting en dat was vooral aan háár professionaliteit te danken. Toen ik bijna drie jaar later een andere functie binnen het bedrijf aanvaarde, vertelde ze me dat ze aanvankelijk zéér verbaast was over mijn agenda. ‘Ik heb nog nooit zo’n volle agenda gezien’, vertrouwde ze me toe, ‘en ik ken niemand die zijn werkdag en zelfs zijn privétijd zó vol propt als jij.’ Zij liet me de agenda’s van mijn chef en van enkele collegae zien en toen was het mijn beurt om verbaast te zijn…

Niet veel anders is het thuis. Alles heeft zijn vaste plek. Soms is dat de plek die ik het mooiste vind om iets neer te zetten, maar meestal is het een plek die gewoon praktisch is. Zo zullen de meeste mensen hun voorraad levensmiddelen in de nabijheid van de keuken opslaan en hun tuingereedschap in het tuinhuisje of in de garage. Daarin verschil ik zeker niet van andere mensen. Maar meestal ga ik verder: in de diepvries is één lade gereserveerd voor brood, één voor snacks en ijsjes, één voor aardappelproducten en één voor vlees/vis (alleen voor mijn vriendin, want zelf ben ik vegetariër evenals mijn kinderen). De voorraadkastjes in de bijkeuken zijn ook netjes ingedeeld en dat geldt ook voor de koelkast, de keukenkastjes, de kasten in de woonkamer, enz. De bestekbak in de keukenlade ziet er misschien niet opgeruimd uit, maar alles ligt wel op een vaste plek waarbij de kleine lepeltjes en kleine vorkjes één vakje delen. De lepeltjes liggen met het handvat naar links en de vorkjes met het handvat naar rechts, want dan zijn ze er gemakkelijker uit te nemen. In de garage staat een plastic inklapbaar stoeltje tegen de muur; daarvóór hangt de strijkplank en daarboven hangt de slang van de stofzuiger evenals de steel. De stofzuiger zelf staat op de grond tegen de muur naast de strijkplank. Onze schoenen staan ook in de garage, in open kastjes: die van mijn vriendin staan bij elkaar, die van mijn oudste zoon, die van mijn jongste zoon en die van mij. (…) Nou-ja, zo zou het allemaal moeten zijn, ware het niet dat mijn vriendin aanmerkelijk minder geordend is en nog wel eens vergeet waar we hebben afgesproken iets op te bergen of het anders gewoon ergens neerzet omdat ze met haar gedachten in hogere sferen verkeert. Het gevolg is dat ik eigenlijk elke dag wel het nodige op z’n plaats moet terugleggen.

Toch nog even de vraag wáárom ik alles een vaste plek geef en dingen terugplaats wanneer ze op de ‘verkeerde’ plek liggen. Het antwoord is eenvoudig: ik vind het gewoon heerlijk wanneer ik nooit iets hoef te zoeken. Wanneer ik in het donker mijn halve woning door kan lopen, een glas uit de kast kan nemen, op het aanrecht kan zetten en er sinaasappelsap uit de koelkast in kan schenken zonder ook maar iets te zien. O-ja, en zonder knoeien… En het spaart me best veel tijd en zelfs geld: zo heb ík nooit twee uur naar mijn ID-kaart hoeven zoeken vlak voordat we op vakantie gaan om op het allerlaatste moment een nieuwe te moeten laten maken (en betalen) om vervolgens de oude twee dagen ná de vakantie weer terug te vinden.

Ok, ik ben dus behoorlijk georganiseerd, structureer en plan zo-goed als alles. En ik heb daar het profijt van in termen van tijd, geld en vooral gemoedsrust.

Toen ik gisteren iets las over ‘super georganiseerde mensen’ herinnerde ik me de notities die ik ruim een jaar geleden (op 28 juni 2013 om 23:40 uur om precies te zijn) heb gemaakt met het idee om er ooit eens een artikeltje over te schrijven. En het leek me een goed moment om dit nu te doen. Het artikel gaat dus over hoe wenselijk ik het vind om goed te organiseren en te structureren.

1. Gestructureerde mensen registeren heel goed. In het verleden gebeurde dit primair op papier, in de agenda en in het adresboekje. Al een kleine vijf jaar maak ík vooral gebruik van digitale hulpmiddelen die via iPhone, iPad, iMac en zelfs in een internetcafé voor mij toegankelijk zijn. Mijn brieven en tijdschriften worden gescand en daarna weggegooid om vervolgens alleen nog digitaal toegankelijk te zijn.
2. Afspraken worden in de digitale agenda genoteerd en ook activiteiten worden ingepland aan de hand van hun prioriteit. Hierdoor ontstaat overzicht, kan een hogere mate van efficiency worden gerealiseerd en houd ik grip op mijn tijd. Daardoor kom ik niet gauw meer in tijdnood, want ik noteer natuurlijk niets in mijn agenda op een tijdstip waarop al iets anders staat.
3. Regelmatige loop ik door mijn agenda om overzicht te houden, inzicht krijgen en te vergroten. Ik probeer patronen te herkennen en ontwikkelingen te zien. Ik evalueer activiteiten op hun doeltreffendheid en efficiency en stel de vraag of (en hoe) ik het beter, sneller, eenvoudiger, prettiger of goedkoper zou hebben kunnen doen.
4. Het ontwikkelen van zelfdiscipline en het vermijden van uitstelgedrag is van groot belang. Door de focus te verleggen van ‘hoe vervelend het is om de taak uit te voeren’ naar ‘het gevoel van tevredenheid dat ik zal hebben wanneer de taak is uitgevoerd en kan worden afgestreept’ probeer ik negatieve gevoelens op voorhand te elimineren en daardoor meer gedaan te krijgen.
5. In het begin van dit artikel heb ik het al gezegd: alles heeft zijn plek. Als je iets hebt gebruikt en je hebt het niet meer nodig, zet het bij voorkeur meteen terug op die plek. Zet je het tijdelijk ergens anders neer, dan moet je het straks opruimen. Dat betekent extra werk en kost extra tijd. Het is trouwens heerlijk wanneer m’n vriendin me op kantoor belt en vraagt of ik straks een fles Balsamico wil halen voor de salade vanavond, en ik haar kan vertellen dat er nog een staat in de bijkeuken in het tweede kastje van links onder, rechts achterin (dat is trouwens écht waar hoor).
6. Hoe goed je ook alles terugplaatst na gebruik, met enige regelmaat zal gewoon moeten worden gepoetst. Er even van uitgaand dat je dit niet hebt uitbesteed (waar ik overigens sterk van afraad, maar dat is een ander verhaal) en dat poetsen niet je favoriete hobby is, verdient het de moeite om ook dit efficiënt te doen. Natuurlijk begrijpt iedereen dat het niet verstandig is eerst te dweilen, dan te stofzuigen en tenslotte te stoffen. Maar begrijpen we ook dat het niet verstandig is elke dag een beetje te doen onder het mom van ‘het werk verdelen maakt het minder zwaar’? Je woning wordt daardoor namelijk nooit helemaal schoon; je verplaatst voortdurend stof en vuil van de ene ruimte naar de andere en daardoor is alles sneller aan een nieuwe poetsbeurt toe. Verwijder daarom grondig alles in één ‘run’. En als je iets vuil maakt, ruim het dan meteen op zodat je voorkomt dat je het vuil verplaatst en straks méér werk hebt. Daarnaast is een schone werkplek prettiger, hygiënischer en soms zelfs veiliger.
7. En nu lijkt het alsof ik alles netjes opberg en bewaar. De werkelijkheid is echter dat ik voortdurend evalueer of ik iets (nog) nodig heb. Is dat laatste niet (meer) het geval dan bepaal ik of het verkoopbaar is. Is het dat niet en is er niemand die ik het gratis kan geven, dan gaat het naar het milieupark. Ik weiger er van uit te gaan dat het nog ooit van pas zou kunnen komen. Het is dan ook wel eens voorgekomen dat ik iets heb weggegooid dat ik later opnieuw heb moeten kopen. Iets écht kostbaars is dat echter nooit, want dan had ik het niet weggegooid maar verkocht. Dus heb ik er vrede mee, want in de tussentijd ligt het mij niet in de weg en blijft mijn woning overzichtelijk.

Om op deze manier te leven moet je jezelf serieus nemen maar anderzijds je ook realiseren dat organiseren, structureren en plannen tot doel heeft meer grip te krijgen op de noodzakelijke dingen. Je kunt daar heel veel energie van krijgen en jezelf omhoog stuwen. Maar het is niet de weg naar zelfverwezenlijking of geluk en het kán die zelfs in de weg staan wanneer het je enige credo wordt. Wees daarom voorzichtig, ontwikkel zelfdiscipline, leg je verplichtingen op en kom die na. Maar gebruik de ruimte die vrijkomt niet om nóg meer te organiseren, structureren, plannen en te doen, want dan schiet je je doel voorbij.

Weet je daarentegen helemaal niet wat je met je tijd aan moet en verveel je je gewoon dood, negeer dan mijn artikel, want anders wordt het alleen nog maar erger.