Standaardisatie als middel voor kostenverlaging van IT werkte rondom de eeuwwisseling heel goed. Maar anno 2013 zien we een kentering: standaardisatie werkt nog steeds, maar wel op een heel andere manier.
Zo rond 1998-2000 hebben veel grote bedrijven vastgesteld dat de kosten van IT de pan uit begonnen te reizen en ingrijpen was vereist om deze stijging een halt toe te roepen. Zonder te beweren dat deze reactie onjuist was, zijn hierbij enkele kanttekeningen te plaatsen.
Als eerste werd deze uitspraak vooral door niet-IT deskundigen gedaan die hun mening eigenlijk alleen maar op de toename van de kosten baseerden maar verder geen flauw benul hadden waarom die kosten stegen. Ook ontbrak het aan inzicht aan de opbrengstenkant: stond die kostentoename in een reële verhouding tot de hiermee gerealiseerde opbrengsten? Zou een verdere kostentoename soms leiden tot een veel grotere toename van deze opbrengsten? Of lag de verhouding juist helemaal scheef? Er was grote twijfel ten aanzien van het gebruik van de IT-middelen: gebeurde dat efficiënt en effectief? Beschikten de gebruikers over voldoende kennis en ervaring om de investering ten gelde te maken? En wilden de gebruikers niet tè vaak de ‘nieuwste speeltjes en laatste snufjes’ zonder zich daarbij af te vragen of daarmee werkelijk toegevoegde waarde werd gecreëerd?
Dat zijn allemaal interessante vragen, maar de conclusie was al getrokken nog voordat de vragen daadwerkelijk werden gesteld. Laat staan dat er naar de eventuele antwoorden werden gekeken. Er was al besloten dat zou worden ingegrepen. En het antwoord op de vraag ‘hoe’ was ook al bepaald: door maximale standaardisatie.
Dit antwoord is in eerste instantie helemaal niet verkeerd. Immers worden door standaardisatie van hard- en software de kosten daadwerkelijk op meerdere manieren gereduceerd:
- De variabiliteit neemt af en daardoor de benodigde kennis van IT-ondersteuning;
- De uitwisselbaarheid van apparatuur neemt toe en de behoefte aan reserve apparatuur neemt dan dus af;
- De uitwisselbaarheid van medewerkers neemt toe;
- De uitwisselbaarheid van gegevens neemt toe;
- De opleidingskosten van zowel medewerkers als IT-ondersteuning neemt af;
- Door standaardisatie stijgt de gemiddelde ordergrootte en kunnen betere inkoopprijzen worden gerealiseerd;
- Het aantal verschillende upgrades dat moet worden uitgevoerd neemt af en daarmee dalen de kosten;
- …
Natuurlijk zijn er ook wel nadelen te bedenken. Maar in de praktijk viel dat allemaal best mee. Anno 2013 is de situatie echter niet meer helemaal vergelijkbaar. En de standaardisatie die met succes is doorgevoerd is in een toenemend aantal gevallen niet meer wenselijk. Waarom niet? En hoe komt dat dan?
Kijken we eerst nog even terug dan zien we dat de veteraan en de babyboomer niet is opgegroeid met IT. Ze moe(s)ten IT gebruiken maar dat vereiste training en ging niet altijd van harte. Ook was er veel weerstand tegen nieuwe toepassingen en upgrades want dat betekende wéér training en extra werk. In de regel ging dat de veteraan en de babyboomer niet gemakkelijk af. Generatie X had daar wat minder moeite mee en de millennial al helemaal niet. Maar in de praktijk speelde dat geen rol omdat de veteraan en de babyboomer standaardisatie hebben omarmd.
Inmiddels is de veteraan met pensioen en komen generatie X en de millennial terecht op hogere managementposities. Omdat zij met IT zijn opgegroeid is hun behoefte aan training veel geringer. Daar komt dan bij dat de IT-wereld zélf vergaand is gestandaardiseerd. Dit komt enerzijds door het gebruik van Internet en anderzijds omdat mensen graag informatie willen uitwisselen zonder de rompslomp van conversie. Het gebruik van MS Office bestandsformaten, PDF, foto’s, audio en video bestanden zijn daar goede voorbeelden van. Generatie X en de millennial zijn dan ook veel minder rigide ten aanzien van standaardisatie. En dat blijkt bijvoorbeeld uit nieuwe kreten zoals Bring Your Own Decive (BYOD): de medewerker mag zijn eigen voorkeur-laptop mee naar werk nemen en krijgt op ingenieuze wijze toegang tot de bedrijfsinfrastructuur. Veelal wordt hierbij gebruik gemaakt van terminal servers of Citrix systemen. Het bedrijf vaart daar wel bij omdat de medewerker ongetwijfeld beter om gaat met zijn eigen laptop en die daardoor een langer leven is beschoren. Dat verlaagt de kosten, zelfs wanneer het bedrijf de laptop vergoedt of een bijdrage geeft. Is dat laatste niet het geval dan is de vertaling van BYOD in Buy Your Own Device van toepassing en realiseert het bedrijf een mooie besparing door de aanschaf van PC-hardware naar de medewerkers af te schuiven. Niet zo elegant maar zeker niet zo ongebruikelijk. Overigens mag ook best een kanttekening worden geplaatst bij de aanpak wanneer de werkgever wèl bijdraagt: het gebruik van terminal server of Citrix dwingt de gebruiker toch in het keurslijf van de bedrijfsstandaard die doorgaans uit Windows met MS Office bestaat. Zelfs op een Apple Macbook is dat mogeljk, maar de zogenoemde user experience gaat volledig verloren – de Macbook verandert dan als het ware in een Windows laptop met MS Office.
Terug naar het onderwerp ‘Standaardisatie als middel voor kostenverlaging van IT’. Jazeker, dit werkt nog steeds. En in combinatie met BYOD en Citrix of terminal server werkt het zelfs nog beter. Zoals al eerder gezegd zal de gemiddelde gebruiker zorgzamer met zijn eigen laptop omgaan dan met die van het bedrijf. Maar daarnaast verschuift een deel van het beheer van de werkstations naar de eindgebruiker en ook dat levert een besparing op voor het bedrijf.
De millennial en de generatie daarna staat echter niet stil. BYOD is prima, maar ze accepteren in afnemende mate dat zij moeten werken met toepassingen van het bedrijf. En Citrix of terminal server op een Macbook is voor hen volledig onacceptabel. Zij willen niet alleen hun eigen device maar vooral hun eigen toepassingen. Maar dat staat haaks op standaardisatie zoals we die hebben ingevoerd. Dan bedoel ik ‘standaardisatie van hard- en software’. En dat is inderdaad (bijna) achterhaald!
De nieuwe vorm van standaardisatie richt zich niet langer op hard- en software, maar op data. Met welke applicatie of op welke hardware deze data wordt gemaakt is niet van belang zolang de gebruiker de data op een eenvoudige wijze kan ontsluiten. Dat betekent dat gestandaardiseerde bestandsformaten moeten worden gebruikt of dat gegevens in een gegevensdatabank moeten worden opgeslagen die door verschillende programma’s kunnen worden geraadpleegd. Denk bij dit laatste aan databases zoals SQL*server, MySQL en Oracle, of aan Data Warehouses die met allerlei software-pakketten kunnen worden ontsloten. Dat is de nieuwe vorm van standaardisatie. En deze vorm sluit uitstekend aan bij de behoeften van de nieuwe generaties. Zij gebruiken hun eigen hardware én software. En zij sluiten – bij voorkeur draadloos of remote – aan op het bedrijfsnetwerk om daar ‘hun ding te doen’.
Kunnen we deze vorm van standaardisatie dan meteen toepassen? Ja, wanneer we er van uit gaan dat de gebruiker zelf voor adequate beveiliging zorg draagt tegen virussen, Trojaanse paarden en andere kwaadwillende software. Maar het kan zeker geen kwaad enige ondersteuning te bieden door zorg te dragen voor goede voorlichting en instructie alsook de benodigde middelen.