Aanbestedingsprocedures worden gebruikt om aanbieders gelijke kansen te bieden en de beste prijs-kwaliteitverhouding voor de uitbesteder. Maar vooral bij de overheid lijkt succesvol aanbesteden te zijn voorbehouden aan de aanbieder.
Het aanbestedingsproces is ontworpen om gelijke kansen te bieden aan alle aanbieders. Het geeft bedrijven van verschillende groottes en achtergronden de mogelijkheid om te concurreren om een opdracht of project te winnen, op basis van duidelijk vastgestelde criteria. Dit zorgt ervoor dat de uitbesteder een breed scala aan keuzes heeft en de kans krijgt om de beste aanbieder te selecteren op basis van objectieve beoordelingen.
Transparantie is ook een belangrijk voordeel van aanbesteding. Het proces is openbaar en biedt een gedocumenteerde procedure voor het selecteren van de winnende aanbieder. Hierdoor is het voor iedereen duidelijk hoe de keuze tot stand is gekomen, wat het vertrouwen in het proces zou moeten vergroten en het risico op bevoordeling of vriendjespolitiek verkleint.
Maar werkt dat ook zo? Ik zou willen stellen dat dat vooral bij overheidsprojecten (heel) vaak niet het geval is. Hoe is dat mogelijk als sprake is van een gestandaardiseerd (uitbesteding)proces, zorgvuldig opgestelde projectbeschrijving en kundige aanbieders? Het antwoord is meerledig:
Als eerste zien we dat de zorgvuldig opgestelde projectbeschrijving helemaal niet zo zorgvuldig is opgesteld: omgevingsfactoren worden onvoldoende meegenomen, relaties met andere projecten over het hoofd gezien, het detailniveau is onvoldoende, de compleetheid laat te wensen over, tijdspaden zijn te ambitieus en het beschikbare budget is onvoldoende. De kennis van de schrijvers is veelal beperkt en toetsing bij andere deskundigen is onvoldoende.
Vervolgens zien we dat in de praktijk vrijwel altijd zaken worden gedaan met de goedkoopste aanbieder omdat er maar zelden voldoende budget beschikbaar is en omdat de aanbesteder onvoldoende in staat is uit te leggen dat voor een duurdere aanbieder is gekozen ook-al is sprake van een betere prijs/kwaliteitverhouding.
Het grootste gevaar vormt echter het zogenoemde Strategische Onderbieden. Hierbij analyseert de aanbieder het aanbestedingsdocument zorgvuldig op zoek naar mogelijke ‘gaten’ of onduidelijkheden in de specificaties. Vervolgens schat hij in hoeveel het kost om deze gaten op te vullen. Wetende dat de aanbesteder te zijner tijd gedwongen is die gaten op te vullen en er dan geen alternatieve aanbieders zijn, kan hij een lagere prijs offreren en misschien zelfs onder de kostprijs zodat hij zeker is de opdracht binnen te halen. Wanneer die eenmaal binnen is en de uitvoering is gestart, wordt het gat vastgesteld. Hij zit nu in de luxe positie de hoofdprijs te kunnen vragen, én het oorspronkelijk afgegeven bedrag zal worden verhoogd omdat uitloop optreedt. Kassa!
Het voorkomen van Strategisch Onderbieden is een serieuze uitdaging. Enkele maatregelen die de aanbestedende instantie kan nemen om dit risico te minimaliseren:
- Duidelijke specificaties: Zorg ervoor dat het aanbestedingsdocument zo gedetailleerd en duidelijk mogelijk is, om de ruimte voor verschillende interpretatie te minimaliseren en potentiële gaten te verminderen. En in vrijwel alle gevallen betekent dit dat niet kan worden volstaan met de eigen medewerkers. Immers beschikken zij maar zelden over evenveel of zelfs meer diepgaande kennis en ervaring dan de aanbieders.
- Bestandscontrole: Laat een bestandscontrole uitvoeren om te controleren of alle vereiste documenten correct en volledig zijn ingediend. Dit helpt om te voorkomen dat aanbieders cruciale informatie missen of verkeerd kunnen interpreteren.
- Capaciteitsbeoordeling: Beoordeel de capaciteit en ervaring van de aanbieders zorgvuldig om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de gestelde eisen en dat hun bod realistisch is. Kijk ook naar eerdere ervaringen met de aanbieders.
- Dialoog met aanbieders: Stimuleer een open dialoog met de aanbieders tijdens het aanbestedingsproces. Dit biedt de mogelijkheid om verduidelijking te geven over de vereisten en helpt potentiële misverstanden te voorkomen.
- Partijen dienen zich te realiseren dat geen enkel project 100% volledig zal kunnen worden beschreven. Maak daarom contractuele afspraken over hoe met deze gaten wordt omgegaan en geef beide partijen hierin een verantwoordelijkheid met financiële gevolgen zodat de impact wordt geminimaliseerd. Wanneer bijvoorbeeld wordt overeengekomen dat gaten alleen tegen kostprijs worden gevuld, dan mist de aanbieder de mogelijkheid om hier voordeel uit te putten en zal hij een realistischer offerte uitbrengen.
Conclusie: Hoewel aanbesteden belangrijke voordelen heeft, zoals het bevorderen van gelijke kansen en transparantie, zijn er ook serieuze nadelen waarbij het Strategisch Onderbieden het grootste risico vormt. Het is van cruciaal belang dat de aanbesteder maatregelen neemt om dit risico te minimaliseren en ervoor te zorgen dat uiteindelijk het beste bod wordt gekozen.