Vrijwel alles heeft een begin, een ontwikkeling en een einde. De kwaliteit van die reis wordt bepaald door de keuzes die we onderweg maken.
Wanneer de term lifecycle management valt, denken de meeste mensen aan IT-systemen. Software wordt ontworpen, gebouwd, getest, geïmplementeerd, onderhouden en uiteindelijk vervangen. Binnen de ICT is dat een bekend begrip. Maar eigenlijk is lifecycle management veel breder. Het is een manier van denken die op vrijwel alles van toepassing is. Op auto’s, gebouwen, fabrieken, wegen, machines, medische apparatuur, organisaties en zelfs op mensen en samenlevingen.
De levenscyclus begint veel eerder dan we denken
De meeste mensen zien de aanschaf als het begin van een product. In werkelijkheid is dat slechts een tussenstation: Een auto begint bij de winning van ijzererts, koper, lithium en andere grondstoffen. Daarna volgen de productie van halffabricaten, de fabricage van onderdelen, assemblage, kwaliteitscontroles, transport, opslag en aflevering. Pas daarna komt de gebruiker in beeld. Maar ook dat is niet het einde van het verhaal. Gebruikers moeten leren omgaan met het product. Er is onderhoud nodig, onderdelen moeten worden vervangen, software krijgt updates, incidenten worden opgelost en veranderingen worden doorgevoerd. Uiteindelijk bereikt het product het einde van zijn economische of technische levensduur. Dan volgt demontage, recycling of – liever nog – hergebruik van materialen volgens het principe van cradle to cradle.
Hetzelfde patroon zien we terug bij vrijwel alles wat we maken. Gebouwen worden ontworpen, gebouwd, gebruikt, onderhouden, gerenoveerd en uiteindelijk gesloopt of herbestemd. Wegen worden aangelegd, onderhouden en vernieuwd. Fabrieken worden gebouwd, uitgebreid, aangepast aan nieuwe regelgeving en uiteindelijk ontmanteld. Lifecycle management is overal.
De werkelijke kosten ontstaan ná de aanschaf
Opvallend genoeg besteden organisaties vaak de meeste aandacht aan de aankoop. Er worden uitgebreide aanbestedingen georganiseerd om enkele procenten op de aanschafprijs te besparen. Toch vormt die aanschaf in veel gevallen slechts een klein deel van de totale kosten.
De operationele fase duurt vaak tientallen jaren. In die periode ontstaan kosten voor onderhoud, energie, reserveonderdelen, opleidingen, ondersteuning, beveiligingsupdates, wijzigingen, inspecties en uiteindelijk vervanging. Wie alleen naar de aanschafprijs kijkt, neemt daarom vaak een minder goede beslissing dan degene die naar de totale levensduur kijkt.
Lifecycle management leert ons dat de goedkoopste aanschaf lang niet altijd de voordeligste investering is.
Mensen hebben eveneens een levenscyclus
Ook mensen kennen een levenscyclus. Binnen organisaties begint die bij werving en selectie. Daarna volgen onboarding, opleiding, ontwikkeling, loopbaanbegeleiding, kennisoverdracht en uiteindelijk uitstroom of pensionering.
Veel organisaties richten zich vooral op het invullen van vacatures. Dat is begrijpelijk, maar daarmee begint het werk eigenlijk pas. De grootste waarde ontstaat immers tijdens de jaren waarin medewerkers ervaring opdoen, zich ontwikkelen en hun kennis delen met collega’s. Wie die fase onvoldoende begeleidt, verliest uiteindelijk veel meer dan alleen een medewerker. Maar ook hier kunnen we nog een stap verder gaan.
Lifecycle management van een samenleving
Wanneer we niet naar een organisatie kijken, maar naar een samenleving als geheel, wordt lifecycle management misschien wel het meest interessant. De levenscyclus van een bevolking begint feitelijk al voordat iemand wordt geboren. Bevolkingsbeleid, geboortecijfers en vergrijzing bepalen hoeveel mensen er over twintig of dertig jaar beschikbaar zijn voor de arbeidsmarkt. Het voormalige één-kindbeleid in China laat zien dat politieke keuzes nog generaties later economische en maatschappelijke gevolgen kunnen hebben. En ook gezondheidszorg, preventie, kinderopvang en onderwijs maken deel uit van dezelfde levenscyclus. Een gezonde samenleving ontstaat niet vanzelf; zij is het resultaat van tientallen jaren investeren in de juiste voorzieningen.
Zelfs de inrichting van het onderwijs is lifecycle management. Door een numerus fixus wordt bepaald hoeveel artsen, tandartsen, dierenartsen of andere professionals mogen worden opgeleid. Zulke besluiten lijken op korte termijn logisch, maar hun gevolgen worden vaak pas tien of vijftien jaar later zichtbaar. Een tekort aan zorgprofessionals ontstaat immers niet ineens; het is meestal het gevolg van keuzes die jaren eerder zijn gemaakt.
Migratie vraagt óók om lifecycle management
Hetzelfde geldt voor immigratie- en emigratiebeleid. Wanneer een land onvoldoende arbeidskrachten heeft, kan het ervoor kiezen mensen uit andere landen aan te trekken. Dat is niets nieuws. In de vorige eeuw werden duizenden Italianen naar Limburg gehaald om in de steenkolenmijnen te werken. Later volgden onder meer gastarbeiders uit Spanje, Turkije en Marokko om tekorten in de industrie op te vangen. Tegenwoordig zien we veel arbeidsmigranten uit Polen en andere Midden- en Oost-Europese landen in de landbouw, logistiek en distributiecentra. Maar lifecycle management houdt niet op bij het aantrekken van mensen. Eigenlijk begint het dan pas.
Nieuwe inwoners hebben huisvesting nodig, toegang tot de gezondheidszorg, onderwijs voor hun kinderen, mogelijkheden om de taal te leren en kansen om zich economisch én sociaal te ontwikkelen. Wanneer die vervolgstappen onvoldoende aandacht krijgen, ontstaan problemen die pas jaren later zichtbaar worden. Denk aan taalachterstanden, sociale uitsluiting, beperkte kansen op de arbeidsmarkt, concentratie van kwetsbare groepen in bepaalde wijken en een afnemende binding met de samenleving. Mensen die zich niet thuis voelen of onvoldoende perspectief ervaren, lopen een grotere kans om langdurig aan de zijlijn te blijven staan. Dat kan de sociale cohesie onder druk zetten en in sommige gevallen bijdragen aan criminaliteit of andere maatschappelijke problemen.
Dat betekent niet dat immigratie de oorzaak van deze problemen is. Het laat vooral zien dat ook migratie een volledige levenscyclus kent. Wie alleen investeert in de eerste stap – het aantrekken van mensen – maar onvoldoende aandacht besteedt aan integratie, participatie en toekomstperspectief, creëert problemen die nog jarenlang kunnen doorwerken.
Vooruitdenken is misschien wel de belangrijkste eigenschap van goed bestuur
Lifecycle management is daarom veel meer dan een managementinstrument. Het is een manier van denken. Bij iedere beslissing zouden we onszelf de vraag moeten stellen: wat zijn de gevolgen over vijf jaar, tien jaar of misschien zelfs een generatie later? Niet alleen voor de financiën, maar ook voor mensen, de samenleving en het milieu. En dat vraagt om bestuurders die verder kijken dan de volgende begroting, de volgende verkiezingen of de volgende kwartaalcijfers. Het vraagt om ontwerpers die nadenken over onderhoud voordat de eerste steen is gelegd. Om werkgevers die investeren in de ontwikkeling van medewerkers in plaats van alleen vacatures te vullen. En om overheden die beseffen dat de keuzes van vandaag vaak de maatschappelijke werkelijkheid van morgen bepalen.
Misschien is lifecycle management daarom wel niets anders dan de kunst om vandaag beslissingen te nemen waarvoor toekomstige generaties je niet hoeven te corrigeren.