In welk bedrijf je ook werkt, in welke gemeentelijke raadszaal je kijkt, op welke school je ook komt of bij welke vereniging of stichting, … Overal wordt vergaderd. Dat is niet vreemd want in de regel mag je veronderstellen dat vergaderen noodzakelijk is om een organisatie draaiende te houden.
Wat je naar mijn mening niet mag veronderstellen is dat dat efficiënt gebeurt. Integendeel, ik denk te mogen stellen dat tenminste de helft van de vergadertijd verspilt of tenminste inefficiënt wordt besteed. En in alle eerlijkheid: ik denk dat ik dan nog héél optimistisch ben.
- Vergaderingen duren te lang
Mensen kunnen maar beperkte tijd hun aandacht aan iets besteden; dat wil zeggen dat ze in staat zijn relevante van irrelevante informatie te onderscheiden. Naarmate de tijd vordert wordt het steeds moeilijker de aandacht vast te houden.
Volwassenen kunnen zich zo’n negentig minuten concentreren, hoewel de concentratie na zo’n dertig minuten al begint af te nemen. Om de aandacht goed vast te kunnen houden, zou een vergadering niet langer dan zestig minuten mogen duren of beter nog maar dertig minuten. - Deelnemers zijn niet gemandateerd
Niet alle informatie wordt gedeeld waardoor geen zorgvuldig overwogen besluit kan worden genomen. En áls een besluit wordt genomen dan blijkt opeens dat iemand zijn/haar chef nog eerst om goedkeuring moet vragen. Ook kan op een besluit worden teruggekomen omdat de betreffende deelnemer niet gemandateerd bleek en de chef het besluit heeft verworpen. - Deelnemers zijn onvoldoende voorbereid
De agenda wordt pas kort tevoren verstuurd evenals materiaal dat ter voorbereiding moet worden gelezen. Het gevolg is dat veel tijd verloren gaat met informatie-uitwisseling tijdens de vergadering (en andermans tijd op dat moment wordt verkwist) en de vergadering uitloopt danwel niet alle agendapunten kunnen worden behandeld.
Efficiënt vergaderen is alleen mogelijk wanneer de deelnemers elk agendapunt zorgvuldig hebben voorbereid. Is dat niet gebeurd, dan dient de betreffende deelnemer zich tijdens zo’n agendapunt terug te trekken, en in voorkomende gevallen zelfs niet aan de vergadering deel te nemen. Dit betekent ook dat de agenda en stukken die vooraf moeten worden gelezen tijdig dienen te worden aangeboden waarbij rekening wordt gehouden met de agenda van de deelnemers. - Vergaderingen zijn onvoldoende gestructureerd.
Rollen zijn maar al te vaak onduidelijk, de voorzitter is veel aan het woord of één participant kaapt de vergadering met zijn/haar agendapunt of zelfs een onderwerp dat niet op de agenda stond. De vergadering start niet op tijd omdat een eerdere vergadering is uitgelopen of omdat nog koffie moest worden gehaald.
Rollen dienen duidelijk te zijn, te worden geaccepteerd én bewaakt. Hetzelfde geldt voor de agendapunten: deze dienen helder te zijn, elk agendapunt heeft een eigenaar en de beschikbare tijd is vooraf vastgesteld. De voorzitter leidt de vergadering, geeft deelnemers het woord en zorgt dat alle deelnemers de gelegenheid krijgen hun inbreng te hebben. Een tijdbewaker meldt tijdig dat er nog maar 2 of 3 minuten voor een agendapunt resteren en de voorzitter zorgt dat het punt dan wordt afgerond waarna met het volgende agendapunt wordt begonnen. In de tussentijd maakt de notulist een verslag dat alleen besproken onderwerpen, besluiten en een actielijst bevat. - Notulen komen te laat
Notulen zijn van groot belang voor de deelnemers. Te late verzending betekent dat mogelijk niet wordt gehandeld volgens de genomen besluiten en toegekende acties niet of niet tijdig worden uitgevoerd. En ze zijn nóg belangrijker voor degene die niet aan de vergadering heeft kunnen deelnemen.
Om vergaderen efficiënt te laten verlopen is discipline vereist en monitoring. Ik ben nog maar bij weinig organisaties geweest waar hier goed invulling aan wordt gegeven, terwijl het eigenlijk helemaal niet zo moeilijk is. Zelf hanteer ik een aanpak die bestaat uit tien waarden, vier rollen, vier templates en één scorebord waarmee we de effectiviteit van de vergadering kunnen meten.
Tien waarden
- Agenda + leesmateriaal 3 dagen vóór vergadering
- Elke deelnemer is voorbereid
- Start op tijd en eindig op tijd
- Houd vast aan de agenda
- Luister en participeer
- Stimuleer groepsdiscussie
- Moedig ideeën aan
- Wijs acties toe
- Notulen binnen 24 uur
- Evalueer vergadereffectiviteit
Vier rollen
- Voorzitter
- Secretaris of notulist(e)
- Tijdbewaker
- Deelnemers met mandaat
Vier templates
- Charter/handvest van de vergadering
- Vergaderagenda
- Vergadernotulen
- Scorecard voor effectiviteit
Wanneer besluit jij dat de tijd van inefficiënt vergaderen voorbij is?